Je kunst archiveren: hoe en waarom?

Als je ooit bent vergeten waar je een bepaald werk hebt opgeslagen, of niet meer weet wanneer je iets precies hebt verkocht – welkom bij de club. Ik heb me er ook jarenlang een beetje doorheen geïmproviseerd. Totdat ik me realiseerde hoeveel rust en overzicht het oplevert om mijn kunstwerken goed te archiveren. En echt, het is simpeler dan je denkt.

Waarom je je kunst zou moeten archiveren

Archiveren klinkt misschien stoffig of saai, maar geloof me: het is goud waard. Of je nu een hobbykunstenaar bent of fulltime bezig bent, je kunst goed documenteren zorgt voor grip, overzicht en – niet onbelangrijk – professionele uitstraling.

Je weet precies waar je werken zijn, wat je al hebt verkocht, voor hoeveel, en aan wie. Handig voor jezelf, maar ook voor galeries, kopers of als je werk ooit verzekerd moet worden.

Maar er zijn nog meer voordelen verbonden aan het archiveren van je kunst:

• Inzicht in je ontwikkeling: Door je oude werken te bekijken, kun je zien hoe je stijl en techniek in de loop der jaren zijn veranderd. Dit inzicht kan je helpen om bewuste keuzes te maken over je toekomstige werk.
• Kunst marketing en promotie: Een goed georganiseerd archief is een onmisbare tool voor je marketing. Je hebt altijd direct toegang tot hoge resolutie afbeeldingen en relevante informatie over je werken voor bijvoorbeeld tentoonstellingen, publicaties of je website.
• Financieel overzicht: Door je verkopen en uitgaven bij te houden, krijg je een helder beeld van de financiële kant van je kunstenaarschap. Dit is essentieel voor je belastingaangifte, maar ook om inzicht te krijgen in wat wel en niet werkt qua verkoop.
• Reputatie en geloofwaardigheid: Een professioneel archief toont aan dat je serieus bent over je kunst en je vak verstaat. Dit kan je helpen om gemakkelijker samen te werken met galeries, curatoren en andere kunstprofessionals.
• Nalatenschap: Voor kunstenaars die al wat langer bezig zijn, is het archief ook van belang voor de toekomstige bewaring van hun werk. Het zorgt ervoor dat je oeuvre ook na je dood goed gedocumenteerd en toegankelijk blijft voor onderzoekers, verzamelaars en het publiek.

Wat kun je allemaal bijhouden?

Je kunt het zo simpel of uitgebreid maken als je zelf wilt. Dit zijn de basics die ik zelf gebruik:

• Titel van het werk
• Datum van voltooiing
• Techniek en materialen
• Afmetingen
• Prijs en status (beschikbaar, verkocht, in consignatie, etc.)
• Tentoonstellingen waarin het werk is getoond
• Foto van het werk

Maar je kunt nog veel meer informatie toevoegen, afhankelijk van je eigen behoeften:

• Beschrijving van het werk: Een korte tekst over de conceptuele achtergrond, de inspiratie of de betekenis van het werk.
• Locatie: Waar bevindt het werk zich momenteel? In je atelier, bij een galerie, bij een verzamelaar, etc.
• Conditie: Is het werk in goede staat, of zijn er beschadigingen of restauraties geweest?
• Herkomst: Wie waren de vorige eigenaren van het werk? Dit kan de waarde en de betekenis van het werk verhogen.
• Publicaties: In welke boeken, catalogi of artikelen is het werk afgebeeld of besproken?
• Schetsen en voorstudies: Bewaar ook digitaal foto’s van schetsen, voorstudies en andere voorbereidend materiaal. Dit geeft inzicht in je artistieke proces.
• Installatie-instructies: Vooral handig bij sculpturen of installaties die op een specifieke manier moeten worden opgebouwd.

Een goede foto is onmisbaar

Een goede foto is trouwens onmisbaar. Zorg dat je werk goed belicht is en recht van voren gefotografeerd wordt – dat is het halve werk voor je documentatie én promotie. Investeer eventueel in een goede camera of laat je werk professioneel fotograferen.

Hier zijn een paar tips voor het fotograferen van je kunstwerken:

• Gebruik natuurlijk licht: Fotografeer je werk bij daglicht, maar vermijd direct zonlicht dat harde schaduwen kan veroorzaken.
• Zorg voor een neutrale achtergrond: Een witte of grijze achtergrond zorgt ervoor dat de focus op je kunstwerk ligt.
• Gebruik een statief: Een statief zorgt voor scherpe, stabiele foto’s.
• Fotografeer recht van voren: Positioneer je camera recht voor het werk om vertekening te voorkomen.
• Maak detailfoto’s: Naast een overzichtsfoto is het ook belangrijk om detailfoto’s te maken van interessante texturen, technieken of signatuur.
• Bewerk je foto’s: Gebruik een fotobewerkingsprogramma om de kleuren te corrigeren, de helderheid en het contrast aan te passen en eventuele oneffenheden te verwijderen.

Handmatig of digitaal?

Er zijn tegenwoordig allerlei tools waarmee je je werk kunt organiseren. Zelf gebruik ik een combinatie van een spreadsheet en een online archiveringssysteem.

Handmatige methoden:

• Schriften en mappen: Een eenvoudig schrift of een map met insteekhoezen kan prima werken, vooral als je maar een klein aantal werken hebt.
• Kaartsystemen: Je kunt voor elk kunstwerk een aparte kaart maken met alle relevante informatie. Deze kaarten kun je vervolgens ordenen in een doos of een kaartenbak.

Digitale methoden:

• Spreadsheets: Programma’s zoals Google Sheets of Excel zijn ideaal voor het maken van overzichten van je werken, tentoonstellingen en verkopen. Je kunt er ook gemakkelijk foto’s, links en andere digitale informatie aan toevoegen.
• Online archiveringssystemen: Platforms zoals Artwork Archive zijn speciaal ontworpen voor kunstenaars. Je kunt er werken uploaden, statistieken bijhouden, tentoonstellingen plannen en zelfs verzamelingen beheren voor meerdere klanten. Het is overzichtelijk, veilig en vooral tijdbesparend.
• Database software: Voor kunstenaars met een grote hoeveelheid werken kan een databaseprogramma zoals Airtable of FileMaker een goede optie zijn. Hiermee kun je complexe relaties leggen tussen verschillende gegevens en je archief op maat inrichten.
• Je eigen website: Je kunt op je website een portfolio-pagina maken waar je al je werken presenteert. Zorg ervoor dat de informatie over elk werk duidelijk en overzichtelijk is.

De beste methode hangt af van je persoonlijke voorkeur, je budget en de hoeveelheid werken die je wilt archiveren.

Tentoonstellingen en exposities bijhouden

Als je regelmatig exposeert, is het slim om ook je tentoonstellingen te documenteren. Noteer waar en wanneer je hebt geëxposeerd, welke werken er te zien waren en of er iets verkocht is. Dit is niet alleen handig voor je eigen administratie, maar kan ook waardevol zijn voor je cv of portfolio.

Je kunt bijvoorbeeld een lijst maken van al je tentoonstellingen met de volgende informatie:

• Titel van de tentoonstelling
• Naam en locatie van de galerie of instelling
• Data van de tentoonstelling
• Lijst van de werken die je hebt geëxposeerd
• Aantal verkochte werken en de opbrengst
• Foto’s van de tentoonstelling

Verkoopinformatie

Het bijhouden van verkochte werken is net zo belangrijk. Noteer wie het werk heeft gekocht, voor welk bedrag, wanneer, en of je het werk zelf hebt afgeleverd of verstuurd. Ook eventuele opmerkingen zoals ‘kocht al eerder werk’ of ‘verzonden naar galerie’ kunnen later nog van pas komen.

Deze informatie is niet alleen handig voor je eigen administratie en belastingaangifte, maar ook om inzicht te krijgen in je klantenbestand en je verkoopstrategie. Je kunt deze gegevens bijvoorbeeld gebruiken om gerichte aanbiedingen te doen aan eerdere kopers of om te bepalen welke werken het beste verkopen.

Gebruik tags of categorieën

Een tip die ik pas later ontdekte, maar nu niet meer zonder kan: gebruik tags of categorieën. Zo kun je je werken bijvoorbeeld groeperen op serie, thema, kleur of formaat. Als je later op zoek bent naar ‘alle blauwe werken’ of ‘alles uit mijn serie over de zee’, vind je het in één klik.

Dit is vooral handig als je een groot archief hebt of als je regelmatig op zoek bent naar specifieke werken voor een tentoonstelling, publicatie of verkoop. Je kunt tags of categorieën ook gebruiken om je werken te ordenen op basis van andere criteria, zoals techniek, stijl, onderwerp of periode.

Archiveren als inspiratie

Wat ik niet had verwacht: mijn archief werkt ook als een soort inspiratiebank. Soms blader ik terug door oud werk en zie ik dingen die ik nu anders zou doen, of krijg ik een idee voor een nieuw project. Het is niet alleen administratie, het is ook een terugblik op je ontwikkeling als kunstenaar.

Door je oude werken te bekijken, kun je patronen, thema’s en terugkerende elementen in je oeuvre ontdekken. Je kunt zien hoe je stijl en techniek in de loop der jaren zijn veranderd, en welke invloeden een rol hebben gespeeld in je artistieke ontwikkeling. Dit inzicht kan je helpen om bewuste keuzes te maken over je toekomstige werk en om je artistieke visie verder te ontwikkelen.

Dingen om op te letten

Zorg dat je alles regelmatig bijwerkt. Het is verleidelijk om te denken ‘dat doe ik later wel’, maar voor je het weet ben je maanden kwijt. Probeer een vast moment in de week of maand te pakken waarop je even alles aanvult.

Bewaar ook backups – of je nu digitaal werkt of op papier. Je wilt niet dat al je info verloren gaat als je computer crasht of je map kwijtraakt. Maak regelmatig een backup van je digitale bestanden op een externe harde schijf, in de cloud of op een andere veilige locatie. Bewaar papieren documenten op een droge en veilige plaats, en overweeg om ze te scannen en digitaal op te slaan.

Tot slot

Je kunst archiveren is misschien niet het spannendste deel van het kunstenaarschap, maar het is wel enorm waardevol. Het helpt je niet alleen om georganiseerd te blijven, maar ook om professioneel en doelgericht te werk te gaan. Bovendien geeft het rust: je weet precies wat je hebt, waar het is, en wat je ermee hebt gedaan.

Begin klein. Kies een methode die bij je past, en bouw het rustig uit. Je toekomstige zelf zal je dankbaar zijn. En wie weet, misschien ontdek je tijdens het archiveren nog wel verborgen pareltjes in je eigen oeuvre die je opnieuw kunt gebruiken of presenteren.